Пресс-мероприятия — универсальный инструмент для PR-поддержки почти любого проекта. Наше агентство имеет успешный опыт организации событий с участием представителей СМИ. В этой статье делимся тем, как провести мероприятие, которое поможет достичь реальных PR-целей.
Какие виды пресс-мероприятий бывают?
Мероприятия для СМИ делятся на пресс-завтрак, пресс-ланч и пресс-ужин. При выборе формата важно ориентироваться на то, насколько срочно вам нужен выход материала. Если публикация должна выйти уже сегодня, журналистов следует пригласить на завтрак. Если срочности нет, можно выбрать обеденное или вечернее время.
При этом формат определяется не только срочностью, но и целями, задачами мероприятия, а также его содержанием. Например, для делового анонса или оперативного комментария в СМИ лучше подойдет короткий и динамичный пресс-завтрак, тогда как для более глубокого погружения в тему, презентации продукта или неформального общения с журналистами уместнее выбрать пресс-ланч или пресс-ужин, предполагающие длительное и содержательное взаимодействие.
Все начинается с концепции
Любое мероприятие должно иметь цель и предполагаемый результат. Чаще всего задачей клиента является освещение запуска нового проекта или самопрезентация организации. Последний вариант особенно полезен в начале PR-продвижения, когда у заказчика еще нет присутствия в инфополе.
Чтобы встреча с прессой прошла «на ура», важно продумать идею, которая будет соответствовать бренду. Мероприятие должно отражать ценности и философию заказчика — только тогда оно произведет на гостей нужный эффект. При этом концепцию не стоит строить на эгоцентричности. Помните: журналисты ценят триггеры и инсайты. Чтобы по итогам встречи появился материал, тема должна быть интересна широкой аудитории. Задача PR-специалиста — сделать из любого инфоповода новость. Выбирайте темы, которые будут выгодны заказчику и интересны журналистам.
Сильные спикеры — высокие шансы на успех
Любое мероприятие может восприниматься по-разному в зависимости от выступающих. Выберите вместе с заказчиком спикера, который будет интересен широкой аудитории, — и вы увидите, что гости будут охотно приходить на ваше мероприятие без дополнительных усилий.
Не менее важно подобрать для спикера тему, с которой его выступление будет живым и уверенным. Найдите баланс между компетенциями выступающего и интересами аудитории. Тогда вы получите положительные отзывы гостей и желанные публикации в СМИ.
Сценарий и подготовка выступлений
Одно из распространенных заблуждений — считать, что спикер сам разберется, о чем говорить, и достаточно лишь задать тему. На самом деле подготовка сценария — один из ключевых этапов, особенно если на мероприятии будут присутствовать СМИ. Спикер должен заранее иметь не только план выступления, но и понимать тайминг, а также знать аудиторию.
Мы рекомендуем подготовить подробный сценарий, который поможет скоординировать работу. Если планируется несколько выступающих, четкий план с таймингом поможет избежать множества возможных проблем.
Кроме сценария обязательно подготовьте Q&A для спикеров. Иногда такая «шпаргалка» может спасти репутацию всей организации. Помните, что не каждый спикер имеет опыт взаимодействия со СМИ и знает, как правильно вести себя с журналистами. Ваша цель — получить максимум публикаций без риска кризисных ситуаций.
Материалы для СМИ
Чем больше представители СМИ знают о вас до мероприятия, тем выше шанс, что все пройдет гладко. Подготовьте пресс-папку для журналистов, в которую обязательно включите:
Последний пункт особенно важен: чем меньше усилий потребуется журналисту для подготовки публикации, тем выше вероятность, что материал выйдет. Подготовьте качественный текст, в котором уже будут ответы на возможные вопросы.
Приглашения и аккредитация
Помните, что журналисты — это тоже аудитория. Учитывайте их специализацию и профессиональные интересы при формировании списка приглашенных. Например, если вы проводите бизнес-мероприятие, приглашать журналиста, который пишет о модных трендах, будет нецелесообразно. Сформируйте список изданий и рубрик, аудитории которых может быть интересна ваша новость, и исходя из этого приглашайте редакции.
Работа с гостями на площадке
Даже если представители СМИ уже пришли на мероприятие, это не повод расслабляться. Журналистам важно уделять внимание на площадке. Старайтесь выстроить контакт с каждым представителем СМИ и сформировать лояльную базу. Тогда мероприятие принесет долгосрочный эффект, и вы сможете выстроить постоянное сотрудничество с редакциями.
Организация пресс-мероприятия — это сложный и многоэтапный процесс. Однако благодаря многолетнему опыту команда BLM Image Agency способна справиться с любой задачей и достичь желаемого результата.
Какие виды пресс-мероприятий бывают?
Мероприятия для СМИ делятся на пресс-завтрак, пресс-ланч и пресс-ужин. При выборе формата важно ориентироваться на то, насколько срочно вам нужен выход материала. Если публикация должна выйти уже сегодня, журналистов следует пригласить на завтрак. Если срочности нет, можно выбрать обеденное или вечернее время.
При этом формат определяется не только срочностью, но и целями, задачами мероприятия, а также его содержанием. Например, для делового анонса или оперативного комментария в СМИ лучше подойдет короткий и динамичный пресс-завтрак, тогда как для более глубокого погружения в тему, презентации продукта или неформального общения с журналистами уместнее выбрать пресс-ланч или пресс-ужин, предполагающие длительное и содержательное взаимодействие.
Все начинается с концепции
Любое мероприятие должно иметь цель и предполагаемый результат. Чаще всего задачей клиента является освещение запуска нового проекта или самопрезентация организации. Последний вариант особенно полезен в начале PR-продвижения, когда у заказчика еще нет присутствия в инфополе.
Чтобы встреча с прессой прошла «на ура», важно продумать идею, которая будет соответствовать бренду. Мероприятие должно отражать ценности и философию заказчика — только тогда оно произведет на гостей нужный эффект. При этом концепцию не стоит строить на эгоцентричности. Помните: журналисты ценят триггеры и инсайты. Чтобы по итогам встречи появился материал, тема должна быть интересна широкой аудитории. Задача PR-специалиста — сделать из любого инфоповода новость. Выбирайте темы, которые будут выгодны заказчику и интересны журналистам.
Сильные спикеры — высокие шансы на успех
Любое мероприятие может восприниматься по-разному в зависимости от выступающих. Выберите вместе с заказчиком спикера, который будет интересен широкой аудитории, — и вы увидите, что гости будут охотно приходить на ваше мероприятие без дополнительных усилий.
Не менее важно подобрать для спикера тему, с которой его выступление будет живым и уверенным. Найдите баланс между компетенциями выступающего и интересами аудитории. Тогда вы получите положительные отзывы гостей и желанные публикации в СМИ.
Сценарий и подготовка выступлений
Одно из распространенных заблуждений — считать, что спикер сам разберется, о чем говорить, и достаточно лишь задать тему. На самом деле подготовка сценария — один из ключевых этапов, особенно если на мероприятии будут присутствовать СМИ. Спикер должен заранее иметь не только план выступления, но и понимать тайминг, а также знать аудиторию.
Мы рекомендуем подготовить подробный сценарий, который поможет скоординировать работу. Если планируется несколько выступающих, четкий план с таймингом поможет избежать множества возможных проблем.
Кроме сценария обязательно подготовьте Q&A для спикеров. Иногда такая «шпаргалка» может спасти репутацию всей организации. Помните, что не каждый спикер имеет опыт взаимодействия со СМИ и знает, как правильно вести себя с журналистами. Ваша цель — получить максимум публикаций без риска кризисных ситуаций.
Материалы для СМИ
Чем больше представители СМИ знают о вас до мероприятия, тем выше шанс, что все пройдет гладко. Подготовьте пресс-папку для журналистов, в которую обязательно включите:
- список спикеров с регалиями;
- справку о бренде или организации;
- памятку с подробной информацией о событии;
- готовый пост-релиз, чтобы журналист мог оперативно опубликовать материал.
Последний пункт особенно важен: чем меньше усилий потребуется журналисту для подготовки публикации, тем выше вероятность, что материал выйдет. Подготовьте качественный текст, в котором уже будут ответы на возможные вопросы.
Приглашения и аккредитация
Помните, что журналисты — это тоже аудитория. Учитывайте их специализацию и профессиональные интересы при формировании списка приглашенных. Например, если вы проводите бизнес-мероприятие, приглашать журналиста, который пишет о модных трендах, будет нецелесообразно. Сформируйте список изданий и рубрик, аудитории которых может быть интересна ваша новость, и исходя из этого приглашайте редакции.
Работа с гостями на площадке
Даже если представители СМИ уже пришли на мероприятие, это не повод расслабляться. Журналистам важно уделять внимание на площадке. Старайтесь выстроить контакт с каждым представителем СМИ и сформировать лояльную базу. Тогда мероприятие принесет долгосрочный эффект, и вы сможете выстроить постоянное сотрудничество с редакциями.
Организация пресс-мероприятия — это сложный и многоэтапный процесс. Однако благодаря многолетнему опыту команда BLM Image Agency способна справиться с любой задачей и достичь желаемого результата.
